Handleiding

Prullenbak en gesprekken verwijderen

Haal afgeronde of ongewenste gesprekken uit je inbox zonder iets kwijt te raken. De prullenbak bewaart ze veilig, haalt ze terug zodra een klant antwoordt en laat eigenaren definitief verwijderen als je het echt meent.

Waar je het vindt

De prullenbak hoort bij de inbox; er is geen aparte pagina om te leren kennen.

  1. 01

    Open de weergave Prullenbak

    Gebruik in de inbox het statusfilter (waar je Open, In afwachting, Gesloten of Alle kiest) en kies Prullenbak. Daar staat alles wat je hebt weggehaald bij elkaar.

  2. 02

    Eén gesprek naar de prullenbak

    Open het gesprek, klik op het ⋯-menu bovenaan de zijbalk en kies "Naar prullenbak". Het verdwijnt direct uit je inbox.

  3. 03

    Meerdere tegelijk naar de prullenbak

    Vink de gesprekken in de lijst aan en klik op Prullenbak in de balk met bulkacties die bovenaan verschijnt.

Wat “Naar prullenbak” doet

Zie het als archiveren. Het gesprek verdwijnt uit je inbox, maar wordt volledig bewaard en kan altijd terugkomen.

Verborgen, niet kwijt
Als je een gesprek naar de prullenbak verplaatst, verdwijnt het uit de gewone inboxweergaven en tellingen, maar er wordt niets verwijderd. Je kunt het blijven doorzoeken in de weergave Prullenbak, met elk bericht, elke notitie, elk label, elke bijlage en de volledige geschiedenis intact.
Altijd terug te draaien
De prullenbak is een vangnet, geen papierversnipperaar. Je kunt elk gesprek op elk moment herstellen en het komt onaangeroerd terug in je inbox.
Je rapportages veranderen niet
Een gesprek naar de prullenbak verplaatsen herschrijft nooit het verleden. Het telt nog steeds mee in je rapportages, dus de reactietijden en volumes van vorige maand blijven gelijk, ook nadat je hebt opgeruimd.

Antwoordt een klant? Dan komt het gewoon terug

Je verliest nooit een klant omdat een gesprek was opgeruimd. Stuurt iemand je opnieuw een bericht in een gesprek dat in de prullenbak staat, dan zet Sonny het automatisch terug in je inbox.

Nieuw chatbericht of antwoord per e-mail
Of het nu een terugkerende bezoeker is die in de widget typt of een antwoord op een e-mailthread: het gesprek herstelt zichzelf en verschijnt weer in je inbox, met het nieuwe bericht erbij.
Geen dubbele gesprekken, geen versnipperde geschiedenis
Het antwoord wordt aan het oorspronkelijke gesprek gekoppeld in plaats van een nieuw gesprek te starten, zodat alles wat de klant ooit tegen je heeft gezegd bij elkaar blijft in één thread.

Handmatig herstellen

Wil je iets terug voordat de klant schrijft? Ga naar de weergave Prullenbak en:

  • Open een gesprek en kies Herstellen in het ⋯-menu, of
  • Vink meerdere gesprekken aan en klik op Herstellen in de balk met bulkacties.

Herstelde gesprekken komen precies zo terug in je inbox als ze waren: dezelfde status, toegewezen persoon, labels en geschiedenis.

Definitief verwijderen

Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Definitief verwijderen wist het gesprek en al zijn berichten voor iedereen in de werkruimte. Gebruik het voor spam of testchats; voor alles wat echt is, is de prullenbak veiliger.

Open in de weergave Prullenbak een gesprek en kies Definitief verwijderen in het ⋯-menu, of selecteer er meerdere en klik op Definitief verwijderen in de bulkbalk. Sonny vraagt je altijd eerst om te bevestigen.

Alleen eigenaren en beheerders kunnen definitief verwijderen. Medewerkers kunnen gesprekken naar de prullenbak verplaatsen en herstellen, maar de optie “Definitief verwijderen” zien zij niet.

Ook na definitief verwijderen houdt het activiteitenlogboek van je werkruimte bij dát het is gebeurd, zodat er altijd een audittrail is van wie wat heeft verwijderd.

Wie mag wat

Acties in de prullenbak volgen je teamrollen. Kijkers hebben alleen-lezen toegang en kunnen deze acties niet uitvoeren.

Naar prullenbakEigenaren, beheerders en medewerkers
HerstellenEigenaren, beheerders en medewerkers
Definitief verwijderenAlleen eigenaren en beheerders

Gerelateerde handleidingen