Handleiding

E-mailhandtekeningen

Sonny voegt automatisch een handtekening toe aan elk uitgaand e-mailantwoord. Je kunt handtekeningen op vier niveaus instellen en ze persoonlijk maken met dynamische variabelen, zoals de naam van de medewerker die verstuurt.

Vier niveaus, de meest specifieke wint

Verstuurt een medewerker een e-mail, dan kiest Sonny de meest specifieke handtekening die er is en loopt de lijst af tot er een gevonden wordt.

Standaard voor de werkruimte: De terugvalhandtekening voor elk uitgaand e-mailantwoord in de hele werkruimte.; Waar: Instellingen → Algemeen → Standaard e-mailhandtekening
Kanaalhandtekening: Een handtekening voor een specifiek e-mailkanaal. Gaat voor de standaard van de werkruimte bij antwoorden vanuit dat kanaal.; Waar: Kanalen → (je kanaal) → E-mail → E-mailhandtekening
Persoonlijke handtekening: De eigen handtekening van elke medewerker. Gaat voor de standaarden van het kanaal en de werkruimte bij e-mails die diegene zelf verstuurt.; Waar: Gebruikersmenu → Profiel → E-mailhandtekening
Persoonlijk, per kanaal: De handtekening van een medewerker voor één specifiek kanaal — bijvoorbeeld een andere afsluiting voor Sales dan voor Support. Dit is de meest specifieke optie, dus die wint van alle andere.; Waar: Gebruikersmenu → Profiel → Kanaalhandtekeningen

Volgorde van voorrang: persoonlijk per kanaal → persoonlijke standaard → kanaal → standaard van de werkruimte. Laat een niveau leeg om door te vallen naar het volgende.

Dynamische variabelen

Elke handtekening kan {{variables}} bevatten die automatisch worden ingevuld op het moment dat een antwoord wordt verstuurd — zo toont één gedeelde handtekening toch de echte naam van wie er antwoordde. Kies Velden in een handtekeningvak om er een toe te voegen en zie het live voorbeeld meeveranderen terwijl je typt.

Variabele	Voegt in	Voorbeeld
`{{agent_name}}`	Weergavenaam van de medewerker die het antwoord verstuurt.	Jane Doe
`{{agent_first_name}}`	Alleen de voornaam van de medewerker.	Jane
`{{agent_email}}`	E-mailadres van de medewerker die het antwoord verstuurt.	jane@acme.com
`{{workspace_name}}`	De naam van je werkruimte of bedrijf.	Acme Inc
`{{source_name}}`	De naam van het kanaal van waaruit het antwoord wordt verstuurd.	Acme Support

Voorbeeld

Bedankt,
{{agent_name}}
{{source_name}} · {{workspace_name}}

Antwoordt Jane vanuit je kanaal Support, dan krijgt de klant: “Bedankt, Jane Doe — Acme Support · Acme Inc”.

Opmaak, afbeeldingen en links

Handtekeningen zijn niet beperkt tot platte tekst. Elk handtekeningvak heeft een opmaakbalk, zodat je een verzorgde afsluiting in je eigen huisstijl kunt maken.

Vet, cursief en lijsten voor structuur
Tekstkleur en markering in de kleuren van je merk
Lettertypen en -groottes voor koppen en kleine lettertjes
Links naar je website, boekingspagina of sociale profielen
Afbeeldingen zoals een logo of portretfoto

Je dynamische {{variables}} werken gewoon naast de opmaak, en het live voorbeeld laat precies zien wat klanten te zien krijgen. Tip: zet afbeeldingen voor je handtekening op een openbaar bereikbare URL, zodat ze in elk e-mailprogramma worden getoond.

Een kanaalhandtekening vergrendelen

Moet elk antwoord vanuit een kanaal precies dezelfde goedgekeurde afsluiting hebben? Beheerders en eigenaren kunnen die vergrendelen. Open Kanalen → (je kanaal) → E-mail, stel de kanaalhandtekening in en zet Handtekening vergrendelen aan.

Zolang een kanaal vergrendeld is, wordt de kanaalhandtekening gebruikt voor elk antwoord vanuit dat kanaal — persoonlijke handtekeningen en handtekeningen per kanaal van medewerkers worden genegeerd, en hun vak voor dat kanaal is uitgeschakeld met een uitleg waarom. Ontgrendel het op elk moment om medewerkers weer hun eigen handtekening te laten gebruiken.

Een andere handtekening per kanaal

Wil je anders afsluiten afhankelijk van de inbox van waaruit je antwoordt? Open Gebruikersmenu → Profiel en klap Kanaalhandtekeningen open. Daar staan al je e-mailkanalen — voeg bij een kanaal een handtekening toe om je persoonlijke standaard alleen voor dat kanaal te vervangen. Kanalen met een eigen handtekening zijn gemarkeerd als Aangepast. Laat je een kanaal leeg, dan wordt je standaardhandtekening gebruikt.