Anleitung

E-Mail-Signaturen

Sonny hängt an jede ausgehende E-Mail-Antwort automatisch eine Signatur an. Du kannst Signaturen auf vier Ebenen festlegen und sie mit dynamischen Variablen personalisieren, etwa mit dem Namen des sendenden Agents.

Vier Ebenen – die spezifischste gewinnt

Wenn ein Agent eine E-Mail sendet, wählt Sonny die spezifischste verfügbare Signatur und geht die Liste nach unten durch, bis eine gefunden ist.

Standard des Arbeitsbereichs: Die Ersatzsignatur für alle ausgehenden E-Mail-Antworten im ganzen Arbeitsbereich.; Wo: Einstellungen → Allgemein → Standard-E-Mail-Signatur
Kanalsignatur: Eine Signatur für einen bestimmten E-Mail-Kanal. Hat bei Antworten aus diesem Kanal Vorrang vor dem Standard des Arbeitsbereichs.; Wo: Kanäle → (dein Kanal) → E-Mail → E-Mail-Signatur
Persönliche Signatur: Die eigene Signatur jedes Agents. Hat bei den E-Mails, die er selbst sendet, Vorrang vor den Standards von Kanal und Arbeitsbereich.; Wo: Nutzermenü → Profil → E-Mail-Signatur
Persönlich, pro Kanal: Die Signatur eines Agents für einen bestimmten Kanal – zum Beispiel eine andere Grußformel im Vertrieb als im Support. Das ist die spezifischste Option und gewinnt daher immer.; Wo: Nutzermenü → Profil → Kanalsignaturen

Reihenfolge: persönlich pro Kanal → persönlicher Standard → Kanal → Standard des Arbeitsbereichs. Lass eine Ebene leer, damit die nächste greift.

Dynamische Variablen

Jede Signatur kann {{variables}} enthalten, die im Moment des Sendens automatisch ausgefüllt werden – so zeigt auch eine gemeinsame Signatur den echten Namen der Person, die geantwortet hat. Klick in einem Signaturfeld auf Variable einfügen, um eine hinzuzufügen, und sieh beim Tippen, wie sich die Live-Vorschau aktualisiert.

Variable	Fügt ein	Beispiel
`{{agent_name}}`	Anzeigename des Agents, der die Antwort sendet.	Jane Doe
`{{agent_first_name}}`	Nur der Vorname des Agents.	Jane
`{{agent_email}}`	E-Mail-Adresse des Agents, der die Antwort sendet.	jane@acme.com
`{{workspace_name}}`	Name deines Arbeitsbereichs bzw. Unternehmens.	Acme Inc
`{{source_name}}`	Name des Kanals, aus dem die Antwort gesendet wird.	Acme Support

Beispiel

Danke,
{{agent_name}}
{{source_name}} · {{workspace_name}}

Antwortet Jane aus deinem Support-Kanal, bekommt der Kunde: „Danke, Jane Doe – Acme Support · Acme Inc“.

Formatierung, Bilder & Links

Signaturen sind nicht auf reinen Text beschränkt. Jedes Signaturfeld hat eine Formatierungsleiste, mit der du eine gepflegte Grußformel passend zu deiner Marke gestaltest.

Fett, kursiv und Listen für Struktur
Textfarbe und Hervorhebung passend zu deiner Marke
Schriftarten und -größen für Überschriften und Kleingedrucktes
Links zu deiner Website, Buchungsseite oder deinen Social-Media-Profilen
Bilder wie ein Logo oder Porträtfoto

Deine dynamischen {{variables}} funktionieren zusammen mit der Formatierung, und die Live-Vorschau zeigt genau, was Kunden sehen. Tipp: Leg Signaturbilder unter einer öffentlich erreichbaren URL ab, damit sie in jedem E-Mail-Programm angezeigt werden.

Kanalsignatur sperren

Jede Antwort aus einem Kanal soll exakt dieselbe freigegebene Grußformel tragen? Admins und Inhaber können sie sperren. Öffne Kanäle → (dein Kanal) → E-Mail, leg die Kanalsignatur fest und aktiviere Signatur sperren.

Solange ein Kanal gesperrt ist, wird für jede Antwort aus diesem Kanal die Kanalsignatur verwendet – persönliche und kanalbezogene Signaturen der Agents werden ignoriert, und ihr Feld für diesen Kanal ist deaktiviert, mit einem Hinweis auf den Grund. Heb die Sperre jederzeit auf, damit Agents wieder personalisieren können.

Eine eigene Signatur pro Kanal

Du willst je nach Posteingang, aus dem du antwortest, anders unterschreiben? Öffne Nutzermenü → Profil und klapp Kanalsignaturen auf. Dort sind alle deine E-Mail-Kanäle aufgelistet – füge einem Kanal eine Signatur hinzu, um deinen persönlichen Standard nur für diesen Kanal zu überschreiben. Kanäle mit eigener Signatur sind mit Eigene markiert. Lässt du einen Kanal leer, greift deine Standardsignatur.