Hoe-om-gids

Outomatiseer jou inkassie met reëls

Reëls merk, ken, prioritiseer en antwoord gesprekke vir jou sodra hulle aankom. Elkeen is 'n eenvoudige wanneer / as / dan, so dit doen presies wat jy opstel, elke keer.

Skep 'n reël

Maak Settings oop en kies Rules. Eienaars en administrateurs kan reëls bestuur. Kies 'n sjabloon of Begin van nuuts af. Sodra jy reëls het, gebruik Nuwe reël.

Gee die reël 'n naam, kies Wanneer dit loop, voeg voorwaardes onder As en aksies onder Toe, kies dan Skep reël. Die opsomming aan die bokant van die redigeerder lees jou reël terug in gewone taal terwyl jy dit bou.

Reëls volg jou instruksies presies. Geen KI lees of besluit enigiets nie, so reëls gebruik nooit KI-gesprekke nie.

Wanneer

’n Nuwe gesprek begin: Loop een keer, op die eerste boodskap van 'n nuwe e-pos of klets.
'n Kliënt stuur enige boodskap: Werk op elke kliëntboodskap, insluitend die eerste een en elke antwoord.

As

Met meer as een toestand, kies of jy wil ooreenstem met all of any van hulle. 'n Reël sonder voorwaardes geld vir elke gesprek. Tekspassing ignoreer hoofletters.

Sender: is, is nie, bevat, of eindig met. Tik 'n volledige adres, of net 'n domein soos customer.com om almal daar te pas.
Gestuur aan: is, bevat of eindig met. Pas by die Aan-, Cc- en aanstuur-na-adresse van 'n e-pos, so dit werk vir aliasse. Slegs e-pos.
Onderwerp: bevat, bevat nie, is, of begin met.
Boodskap teks: bevat of bevat nie. Kyk net na wat die kliënt geskryf het, nie vroeëre e-posse wat daaronder aangehaal is nie.
Kanaaltipe: is E-pos of Chat.
Kanaal: is enige van, of is nie een van, die kanale wat jy kies nie.
Etikette: sluit 'n merker in of sluit nie in nie, telmerkers wat bygevoeg is wanneer die e-pos aangekom het of deur 'n vroeër reël.
Tyd: is binne besigheidsure, of is buite besigheidsure. Gebruik die kantoorure wat op die gesprek se kanaal gestel is, of anders op jou eerste webwerfkanaal wat dit het (Kanale → jou webwerf). As geen kanaal nog kantoorure het nie, tel elke tyd as binne besigheidsure.
Prioriteit: is Dringend, Hoog, Medium of Laag, insluitend 'n verandering wat 'n vroeëre reël pas gemaak het.

Toe

Wys aan 'n spanmaat toe: Gee dit reguit aan een persoon.
Wys toe aan 'n span: Stel die span en round-robin na 'n spanmaat daarin wat aanlyn is. As niemand aanlyn is nie, wag dit nie in die span se tou nie.
Voeg etikette by: Benoem dit vir verslaggewing en sienings.
Verwyder etikette: Haal etikette af.
Stel prioriteit: Beweeg dit op of af in die tou.
Stuur 'n outomatiese antwoord: E-pos die kliënt reguit terug. Sien die besonderhede hieronder.
Sluimer: Versteek dit totdat die kliënt antwoord, of vir 1 uur, 4 uur, 1 dag, 3 dae of 1 week.
Maak toe: Merk dit klaar.

'n Reël kan elke handeling een keer gebruik. Dit kan nie aan beide 'n spanmaat en 'n span toewys, of beide sluimer en sluit nie. Wanneer 'n reël antwoord en sluit, gaan die antwoord eerste uit.

As 'n spanmaat nie meer gesprekke vanaf daardie kanaal kan neem nie, of 'n span of merker is uitgevee, word daardie aksie oorgeslaan en die res van die reël loop steeds.

Bestel en stop

Reëls loop van bo na onder, en elke reël wat ooreenstem, loop. Latere reëls sien wat vroeëre verander het, soos 'n nuwe merker of prioriteit.
Skakel Hou op om meer reëls te verwerk om die reëls hieronder oor te slaan sodra hierdie een ooreenstem. Die reël wys dan Stops later reëls.
Verander die volgorde met die op- en afpyltjies langs elke reël.
Gebruik die skakelaar om 'n reël af te skakel. Reëls wat af is, loop nooit nie. Deur 'n reël uit te vee, stop dit dadelik; gesprekke wat dit reeds verander het, bly soos hulle is.
Elke reël wys hoe gereeld dit geloop het, byvoorbeeld Matched 12 keer in die afgelope 7 dae.

Outomatiese antwoorde

Skryf die boodskap self, of kies Start uit 'n gestoorde antwoord ... . Gebruik Voeg veld in om dit te personaliseer met velde soos {{contact_first_name}}. Om outo-antwoorde veilig en beleefd te hou, stuur Sonny net een wanneer dit sin maak:

Slegs e-posgesprekke, gestuur in die e-poskanaal se naam.
Hoogstens een keer per gesprek, al pas verskeie reëls ooreen, en hoogstens een keer per dag vir dieselfde persoon.
Nooit na outomatiese pos nie: ander outo-antwoorde, weiering, poslyste of geen-antwoord senders. Nooit na 'n adres wat geweier het, jou e-pos as strooipos gemerk het, of wat jy geblokkeer het nie.
Eers wanneer die e-pos strooiposkontroles geslaag het en die sender se e-posverskaffer bevestig dit kom regtig van hulle af ('n tjek genaamd DMARC, of SPF). Dit keer dat enigiemand 'n afsender namaak om jou 'n vreemdeling te laat e-pos.
Kontakbesonderhede wat jy invoeg, soos 'n naam, word verkort tot gewone woorde van tot 40 karakters, sodat niemand 'n skakel deur hul eie besonderhede in jou antwoord kan inskuif nie.
Die antwoord word as outomaties gemerk, so ander outoresponderders antwoord dit nie. Dit haal nie die kliënt se e-pos terug of voeg jou e-poshandtekening by nie, teken dus af in die boodskap self.
In die gesprek dra die antwoord 'n Automatic-kenteken.

Hoe reëls pas by die res van Sonny

Reëls loop na jou kanaal en e-posadres se verstekopdrag, span en merkers, so 'n reël se opdrag wen.
Elke verandering wat 'n reël maak, verskyn in die gesprek se Activity as Reël “Naam”, sodat jy altyd kan sien hoekom iets gebeur het.
Op klets loop reëls nadat jou KI-assistent geantwoord het en skakel dit nooit af nie. Die assistent hou aan om te antwoord, en 'n reël se opdrag besluit wie die klets kry wanneer die assistent dit oorhandig.

As elke e-pos wat na een adres gestuur word altyd na dieselfde persoon, span of etikette moet gaan, stel dit op die adres self in Epos routing. Gebruik 'n reël wanneer jy voorwaardes soos sleutelwoorde, senders of besigheidsure benodig, of handelinge soos prioriteit, sluimer of 'n outomatiese antwoord.

Vinnige begin resepte

Elke sjabloon maak die redigeerder wat vooraf ingevul is oop, sodat jy dit kan hersien, die spanmaat of merker kan kies en stoor.

Erken nuwe e-posse: Wanneer 'n nuwe gesprek begin, as Kanaaltipe E-pos is, stuur 'n outomatiese antwoord wat die kliënt bedank en sê dat jy binnekort sal antwoord.
Stuur 'n alias na 'n spanmaat: Wanneer 'n nuwe gesprek begin, indien Gestuur na isbob@yourcompany.com, ken aan 'n spanmaat toe: Bob. Die alias moet aanstuur na jou kanaal se Sonny-adres.
Merk volgens sleutelwoord: Wanneer 'n nuwe gesprek begin, as enige van die Onderwerp- of Boodskapteks "terugbetaling" bevat, voeg jou Terugbetaling-merker by.
Na-ure outomatiese antwoord: Wanneer 'n nuwe gesprek begin, as Kanaaltipe E-pos is en Tyd buite besigheidsure is, stuur 'n outomatiese antwoord wat sê wanneer jy terug sal wees.